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Gestione documentale

Dematerializzazione e digitalizzazione

I vantaggi della possibilità di gestione digitale dei documenti.

E’ possibile scegliere di conservare i documenti in maniera classica oppure si può optare per una conservazione digitale garantendosi tutti i vantaggi che offre.

Per agevolare le imprese ad utilizzare questa seconda tipologia di conservazione e il trasferimento delle scritture contabili cartacee su supporti digitali, sono state introdotte nell’ordinamento italiano numerose disposizioni di legge – recepimenti anche di normative Europee – a partire dal 2004, riguardanti la conservazione sostitutiva dei documenti e la fatturazione elettronica.

Possono essere conservati in formato elettronico, per esempio, i seguenti documenti:

  • Libro giornale;
  • Libro degli inventari;
  • Libro mastro;
  • Scritture ausiliarie di magazzino;
  • Registro dei beni ammortizzabili;
  • Registri Iva;
  • Dichiarazioni fiscali;
  • Modelli di pagamento F23 e F24;
  • Libri sociali;
  • Bilancio e documenti annessi;
  • Fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
  • Ricevute e scontrini fiscali.

Naturalmente la conservazione dei documenti aziendali non si limita solo a quelli di natura contabile e per i quali la legge stabilisce un obbligo nelle tempistiche, ma anche a tutti quei documenti che per un’azienda rivestono importanza per il normale svolgimento della propria attività (per esempio i contratti, le comunicazioni via e-mail o via posta tradizionale).

Perchè scegliere l’archiviazione documentale ? Tempo e spazio, come risparmiarli e risparmiare denaro aumentando la produttività.